Importância do cadastro e da descrição técnica para o correto enquadramento da NCM.

O enquadramento do código da NCM para os itens da base de cadastros da empresa é uma atividade complexa e que exige conhecimento fiscal tributário, assim como conhecimento técnico. Dependendo da descrição técnica do item este pode ser enquadrado com um código NCM específico. Um exemplo disso é o que acontece com chapas metálicas que, a depender de composição do metal, espessura, forma de fornecimento e até método de fabricação poderá indicar até 62 opções de código.

O problema é que na grande maior das bases de dados as descrições dos itens não estão claras e nem contemplam todas características necessárias para o correto enquadramento (descrições genéricas e parciais).

Tendo em vista solucionar este problema, e também ter um maior controle em relação ao tratamento fiscal das Mercadorias, Bens e Serviços, muitas empresas vêm investindo no saneamento e padronização de seus cadastros de materiais, produtos e serviços, o que é feito através da aplicação de Padrões de Descrição (PD).

Estes PD’s contêm as regras de formação das descrições curtas e especificações para compra, abreviaturas, que garantem a unicidade clareza necessária para os enquadramentos e compras corretas.

O cadastro deve ser visto como um diferencial estratégico que reflete em maior lucro, e em um forte elemento de competitividade para o negócio da empresa.

A Classificação Fiscal dos materiais realizada a partir da NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), tem como objetivo principal definir e/ou revisar alíquotas a fim de garantir a adequação fiscal e o equilíbrio contábil dos custos de aquisição, através da determinação correta das alíquotas de IPI indicadas pelos seus fornecedores, assim como permitir a recuperação de créditos fiscais e mitigar possíveis riscos e penalizações por erros.

Esta classificação fiscal correta é a base para o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), programa governamental dedicado a melhorar o acompanhamento e controle fiscal das empresas.

Composto pelos subprojetos da Nota Fiscal Eletrônica, Escrituração Contábil e Fiscal Digital, o SPED propiciará às autoridades fiscais o acesso on-line as informações contábeis e fiscais padronizadas referentes aos processos como de compra e venda de mercadorias, incluindo informações de movimentação e arrecadação de impostos.

Com o SPED, a capacidade do fisco de verificar a exatidão dos dados informados será ampliada e aumentará a exposição das empresas ampliando o risco fiscal e operacional, visto que no Brasil ocorrem:

3 mudanças tributárias a cada 2 horas.
53% emitiram alguma nota fiscal com alíquota divergente de IPI.
61% comercializaram com clientes ou fornecedores inabilitados pelo fisco. 
Outro ponto para se preocupar estão relacionados com as mudanças de codificação NCM, aberturas e exclusões de códigos, que acontecem constantemente e que gera a necessidade de constantes atualizações e revisões nas bases de dados.

Na condição de adquirentes de produtos que tiveram seu NCM revisado e excluído, sua empresa é responsável pela escrituração fiscal dos documentos adquiridos em seus livros fiscais, podendo responder perante a fiscalização estadual (Secretaria da Fazenda) em caso de registros com códigos de NCM inválidos ou incorretos, transmitidos em declarações prestadas mensalmente ao fisco (SPED-Fiscal), e assim, configurando um risco fiscal, com possibilidade de prejuízo financeiro (autuação/multa) para a empresa por descumprimento de obrigação acessória.

Além da questão do código NCM também é importante prezar pela qualidade dos dados do cadastro de fornecedores e clientes. A validação dos dados das empresas junto a Secretaria da Receita Federal (SRF) e ao sistema SINTEGRA que reúne o sistema de consulta às Secretarias de Fazenda (SEFAZ) de todos os estados brasileiros, torna-se indispensável para garantir a realização de negócios apenas com empresas habilitadas por estas duas instituições.